Organisieren Sie Ihr Leben: So planen Sie Ihre Woche mit Google Kalender

Die meisten Menschen könnten es vertragen, besser organisiert zu sein, insbesondere diejenigen von uns, die von zu Hause aus arbeiten und/oder ein Unternehmen führen. Glücklicherweise haben wir alle Zugriff auf Google Kalender. Es ist kostenlos, kann mit anderen Kalendern und Produktivitäts-Apps wie Trello oder Notion synchronisiert werden und ist relativ einfach zu verwenden. Gehen Sie über handgeschriebene To-Do-Listen hinaus; Hier erfahren Sie, wie Sie mit Google Kalender Ihre Woche planen.

Viele Menschen nutzen Kalender-Apps, um Termine oder Zoom-Anrufe im Auge zu behalten. Das ist in Ordnung, aber Sie können noch viel mehr tun. Wenn Sie die Kalender-App von Google als Planer verwenden, können Sie:

Erstellen Sie digitale To-Do-Listen

Erstellen Sie Ereignisse und Aufgaben

Artikel farblich kennzeichnen

Erinnerungen einrichten

Sie können auch Erweiterungen hinzufügen, um die Funktionalität zu erweitern. Einige sind ästhetischer Natur, beispielsweise diejenigen, mit denen Sie ein Hintergrundbild festlegen oder Farben auswählen können, die über die von Google für die Farbcodierung bereitgestellten Standardfarben hinausgehen. Andere können in Videokonferenz-Apps wie Join.me und BlueJeans integriert werden.

Bevor Sie Ihren Zeitplan erstellen, fragen Sie sich, was Sie normalerweise tun. Es klingt einfach, aber das Aufschreiben regelmäßiger Aufgaben und wichtiger Dinge wie Besprechungen hilft Ihnen dabei, ein besseres Gefühl dafür zu bekommen, wie Sie Ihre Zeit verwalten. Sie können damit beginnen, eine To-Do-Liste zu erstellen.

Katrina Oko-Odoi, Content-Marketing-Managerin beim CRM-Unternehmen Copper, empfiehlt den Menschen, „sowohl langfristig als auch kurzfristig zu denken“. Zeichnen Sie Projekte oder Aufgaben auf, die Sie erledigen müssen, auch wenn Sie sie heute nicht erledigen müssen oder sogar diese Woche. Versuchen Sie bei größeren Projekten, sie in umsetzbare Schritte zu unterteilen. Dadurch wird es einfacher, die Zeit in Ihrem Kalender einzuplanen.“

Sie können Ihre Liste mit anderen Produktivitäts-Apps erstellen, die mit Google Kalender verknüpft sind, oder einfach Google Tasks verwenden, um es einfacher zu gestalten. Auf Aufgaben kann über jede Google Workspace-App wie Drive, Kalender oder Notizen zugegriffen werden. Klicken Sie auf das blaue Häkchen-Symbol in der rechten Menüleiste, um darauf zuzugreifen.

Verwenden Sie „Aufgaben“, um eine Liste der Dinge aufzuschreiben, von denen Sie wissen, dass Sie sie im Laufe der Woche in keiner bestimmten Reihenfolge erledigen müssen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie darauf und ziehen Sie sie als neue Aufgaben auf bestimmte Tage in Ihrem Kalender. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass Sie unter der Woche Zeit für Übungen einplanen möchten, können Sie eine Aufgabe namens „Übung“ erstellen und sie dann auf den gewünschten Tag und die gewünschte Uhrzeit ziehen.

Gruppieren Sie Aufgaben nach Listen, damit Sie den Überblick behalten. Sie könnten beispielsweise eine Liste mit dem Namen „Hausarbeiten“ erstellen, in der Sie regelmäßige Aufgaben im Haushalt festhalten, oder eine „Lebensverwaltung“ für Dinge wie das Abrufen von E-Mails und das Planen von Terminen. Wenn Sie die Freiheit haben möchten, Aufgaben von überall in Ihrem Browser hinzuzufügen und zu organisieren, schauen Sie sich Erweiterungen wie die Tasksboard-App für Chrome an.

Mit Google Kalender können Sie auch separate Kalender für verschiedene Aspekte Ihres Lebens erstellen. Sie können einen Kalender für die Arbeit und einen für persönliche Ereignisse einrichten, gefüllt mit Aufgaben, die für jede Kategorie relevant sind. Wenn Sie Ihren Kalender hauptsächlich für die Arbeit verwenden, versuchen Sie, einen Kalender für wichtige Besprechungen, einen für Projekttermine und einen anderen für Arbeitsereignisse zu erstellen, um Ihr Arbeitsleben besser zu organisieren. Bestimmte Kalender können in der linken Seitenleiste ein- und ausgeschaltet werden.

Um einen neuen Kalender zu erstellen, klicken Sie auf das Pluszeichen (+)-Symbol neben dem Abschnitt „Anderer Kalender“ in der unteren linken Ecke und wählen Sie dannNeuen Kalender erstellen . Geben Sie einen Namen für den Kalender ein, schreiben Sie eine Beschreibung und weisen Sie einen Eigentümer zu (wenn mehrere Personen dasselbe Google-Konto verwenden).

Das Hinzufügen neuer Aufgaben, Ereignisse oder Erinnerungen zu Ihrem Kalender ist ganz einfach. Klicken und ziehen Sie auf den Tag, an dem Sie etwas hinzufügen möchten. Daraufhin wird ein neues Feld angezeigt, in dem Sie die Einzelheiten eingeben können. Oder klicken Sie einfach aufErstellenneben dem großen Pluszeichen in der oberen linken Ecke.

Wenn Sie eine Aufgabe so einstellen möchten, dass sie wiederholt wird, klicken Sie auf die angegebene Zeit für diese AufgabeWiederholt sich nicht . Es öffnet sich ein Dropdown-Menü mit einer Reihe von Optionen, mit denen Sie die Aufgabe wiederholen können. Je nach Aufgabenelement können Sie festlegen, dass es täglich, wöchentlich, monatlich oder an einem bestimmten Wochentag wiederholt wird. Sie könnten eine Zeit für Ihre Trainingsaufgabe festlegen, die von nun an jede Woche angezeigt wird.

Es mag unnötig erscheinen, Ihren Zeitplan farblich zu kennzeichnen, aber es hilft dabei, den Überblick zu behalten, damit er nicht überwältigend wird. Wenn Sie eine neue Aufgabe oder ein neues Ereignis erstellen, wird ein kreisförmiges Farbsymbol angezeigt, das standardmäßig blau ist. Klicken Sie darauf, um die Farbe zu ändern, die in Ihrem Kalender angezeigt wird.

Gefallen Ihnen die angezeigten Optionen nicht? Wenn Sie die Erweiterung für zusätzliche Farben installiert haben, klicken Sie auf das Plus-Symbol im Farbfeld und geben Sie einen Hexadezimalwert aus der Farbauswahl von Google ein.

Beim Ausfüllen Ihres Zeitplans empfiehlt Oko-Odoi, zuerst „nicht verhandelbare Dinge“ hinzuzufügen. Dabei handelt es sich um Termine, Besprechungen und andere Veranstaltungen, die zu einer bestimmten Uhrzeit und an einem bestimmten Tag stattfinden müssen. Anschließend können Sie weitere wichtige Punkte aus Ihrer To-Do-Liste ausfüllen und diese aus Google Tasks oder einer anderen verbundenen App oder Erweiterung abrufen.

Beginnen Sie mit den wichtigsten Dingen und planen Sie genügend Zeit ein, damit Sie nicht in Eile sind oder an einem Tag mit zu vielen Aufgaben überfordert werden. Wenn Sie an etwas besonders Dichtem arbeiten, versuchen Sie, es in Zeitblöcke über mehrere Tage aufzuteilen. Experimentieren Sie mit beiden Arten der Zeitblockierung, um ein Gefühl dafür zu bekommen, was Ihnen gefällt, und führen Sie es dann aus.

Die Produktivitäts-YouTuberin Jules Acree hat beispielsweise bestimmte Tage in ihrem Kalender als „Kartoffeltage“ markiert, während andere als „Schöpfungstage“ gekennzeichnet sind. An „Kartoffeltagen“ übernimmt Acree Bearbeitungsaufgaben und andere Aufgaben, für die man weder vor der Kamera stehen noch schick aussehen muss. An Kreationstagen werden Videos gedreht und/oder Besprechungen abgehalten.

Um Etiketten wie sie für jeden Tag zu erstellen, fügen Sie einfach ein Ereignis, das den ganzen Tag dauert, zu Ihrem Kalender hinzu und kennzeichnen Sie es als solches. Acree kennzeichnen Fristen außerdem in leuchtendem Gelb, damit sie hervorstechen – was besonders für Freiberufler nützlich ist, die ihren eigenen Arbeitsplan festlegen. Wenn Sie sehen möchten, wie sie ihre Organisationsphilosophie weiter aufschlüsselt, schauen Sie sich das Video oben an.

Stellen Sie sicher, dass Sie rechtzeitig Pausen aufbauen. Fünf Stunden am Stück zu arbeiten mag auf dem Papier gut aussehen, aber am Ende wirst du erschöpft sein, wenn du dir nicht ab und zu einen Moment Zeit nimmst, um einen Schritt zurückzutreten. Die Erinnerungsfunktion ist hier praktisch – wenn Sie zu den Menschen gehören, die sich in Ihre Arbeit vertiefen, versuchen Sie, über den gesamten Arbeitstag hinweg Erinnerungen an Pausen einzuplanen.

Planen Sie Zeitblöcke für Anrufe ein, einschließlich einiger Minuten Vorbereitung im Voraus. Auf diese Weise können Sie zwischen den Aufgaben entspannen und sich voll und ganz konzentrieren, wenn es Zeit ist, den Zoom-Aufruf in Angriff zu nehmen. Sie können diese Blöcke etwa „Vorbereitungszeit“ nennen und sie farblich anders kennzeichnen als die anderen.

Schließlich kommen manchmal Dinge aus dem Nichts. Wenn das passiert, brauchen Sie Zeit, um damit umzugehen. Versuchen Sie, Zeit einzuplanen, für den Fall, dass Sie einen unerwarteten Anruf erhalten oder eine ungeplante Aufgabe in Angriff nehmen müssen. Wenn Sie das tun, haben Sie immer noch die Zeit und den Raum, Ihre wichtigsten Aufgaben zu erledigen.

Je häufiger Sie Google Kalender verwenden, desto einfacher wird es, Ihre Woche zu organisieren. Das Erlernen der Besonderheiten, wie z. B. der Tastenkombinationen, wird Ihnen dabei helfen, Ihre Tagesplanung intuitiv und einfach zu gestalten. Um es noch einmal zusammenzufassen: Die Grundlagen der Wochenplanung mit Google Kalender sind:

Listen Sie Ihre Aufgaben auf und finden Sie heraus, welche wiederkehrend sind

Kategorisieren Sie diese Aufgaben

Erstellen Sie Kalender für diese Kategorien

Füllen Sie diese Kalender mit Ihren Aufgaben aus

Farbcode-Elemente nach Kategorie

Wenn Sie nicht sicher sind, ob dieses System das Richtige für Sie ist, probieren Sie es eine Woche lang aus, um es herauszufinden. Rufen Sie Google Kalender auf, wechseln Sie zur Wochenansicht und springen Sie zur nächsten Woche. Möglicherweise benötigen Sie auch zusätzliche Hilfe, um Ablenkungen zu beseitigen, Prokrastination zu vermeiden und Müdigkeit vorzubeugen, um die Produktivität aufrechtzuerhalten.

Füllen Sie Ihren geplanten Wochenplan aus und sehen Sie, wie einfach es ist, Ihren Plan einzuhalten. Weitere Informationen finden Sie in diesen Kalendertipps und im Google-eigenen Leitfaden.

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